Командировочные расходы - это один из видов расходов, типичных для любой организации. Причем нередко они достигают значительных размеров. Рассмотрим, как учитывать подобные затраты, ведь бухгалтеру нужно не только правильно рассчитать суммы, возмещаемые командированному работнику, но и корректно начислить налоги.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Такое определение приведено в ст. 166 Трудового кодекса. Работником признается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем (ст. 20 ТК РФ). Следовательно, в служебную командировку могут направляться как сотрудники, для которых данное место работы является основным, так и работающие по совместительству.

Если с работником заключен гражданско-правовой договор, его служебная поездка не является командировкой. Кроме того, не признаются командировками служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места его постоянной работы, также признается командировкой. Это указано в п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение). Названный документ применяется с 25 октября 2008 г.

Как подтвердить расходы на приобретение электронных билетов

Электронные билеты прочно вошли в нашу жизнь. Данная форма проездных документов удобна и для перевозчика, и для пассажиров. Форма электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте установлена Приказом Минтранса России от 23.07.2007 N 102, в гражданской авиации - Приказом этого же ведомства от 08.11.2006 N 134. Названными документами фактически утверждены структура и перечень обязательных реквизитов (содержание) электронного билета.

Все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ). Основание - п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Однако из данного требования есть исключение. Организации (индивидуальные предприниматели), оказывающие услуги населению, вправе осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ при условии, что они выдают покупателю (заказчику, плательщику) соответствующий документ, оформленный на бланке строгой отчетности. Так сказано в п. 2 ст. 2 названного Федерального закона. Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливаются Правительством РФ.

Форма бланка строгой отчетности N 3-Г "Счет" утверждена Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Данная форма могла применяться в качестве документа, заменяющего чек ККТ, только до 1 декабря 2008 г. Это указано в п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. После указанной даты гостиницы при приеме денег за свои услуги обязаны выдавать кассовые чеки.

Таким образом, после 1 декабря 2008 г. выдача гостиницей только счета по форме N 3-Г без кассового чека является нарушением норм Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Расходы на проживание командированного работника в гостинице, подтвержденные одним лишь счетом по форме N 3-Г (без чека ККТ), не могут считаться отвечающими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Ведь такие расходы подтверждены документом, оформленным не в соответствии с законодательством РФ. Значит, организация не может учесть данные расходы при расчете налога на прибыль.

Поскольку документ на бумажном носителе не оформляется, по-прежнему возникают вопросы о надлежащем документальном подтверждении расходов на проезд в случае приобретения электронного билета.
Минфин России разъяснил, что если работник для поездки в командировку приобрел электронный билет, то оправдательными документами могут являться распечатка электронного документа (билета) на бумажном носителе и посадочный талон (маршрут/квитанция электронного пассажирского билета). В посадочном талоне должны содержаться реквизиты, позволяющие идентифицировать пассажира (Ф.И.О. пассажира), а также дата и место назначения (маршрут) поездки.

Примечание.
Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете.

По мнению автора, если маршрут/квитанция оформлена не на бланке строгой отчетности, а только в виде распечатки, целесообразно также иметь чек ККТ или другой документ, подтверждающий произведенный расход (слип или выписку из личного банковского счета работника - при оплате пластиковой картой).

М.С.Кузнецова
Эксперт журнала
"Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер",
2010, N 1-2

 

2010 © Lowcosts.ru - копирование статьи целиком или по частям запрещено правообладателем