Сотрудничество с иностранными фирмами зачастую требует личного присутствия специалиста российской компании на предприятии зарубежного партнера. В таких случаях организация может направить работника в служебную командировку за границу. Нередко подобные мероприятия сопровождаются значительными расходами, выраженными в инвалюте. Как же организовать учет загранкомандировок?

Выдача наличной валюты

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40). Речь здесь идет о затратах на проезд, проживание, суточные и иных расходах, производимых с разрешения работодателя. Вместе с тем конкретные порядок и размеры возмещения затрат, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749; далее - Положение).

Для бухгалтера было бы наиболее удобно выдавать подотчетные суммы в рублях либо перечислять их на корпоративную банковскую карту. Правда, в последнем случае следует учитывать, что выдача денежных сумм под отчет путем безналичного перечисления средств на банковские счета сотрудников неправомерна (Письмо ЦБ РФ от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408). Так или иначе, гораздо чаще командированный сотрудник получает валюту прямо из кассы предприятия. Вот здесь и возникают вопросы учета иностранных дензнаков.

Напомним предысторию проблемы. Итак, в соответствии со ст. 9 Закона от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее - Закон о валютном регулировании), валютные операции между резидентами запрещены. Исключение составляет указанная в п. 9 данной нормы оплата, возмещение расходов и погашение неизрасходованного аванса физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории России.

Между тем налоговики уверены, что согласно п. 2 ст. 14 Закона о валютном регулировании все расчеты при осуществлении валютных операций производятся через банковские счета в уполномоченных банках. Именно поэтому выдача наличной валюты влечет наложение административного штрафа (п. 1 ст. 15.25 КоАП).

Однако здесь следует учитывать, что, выдавая своему сотруднику командировочные средства в виде иностранной налички, организация осуществляет операцию, не запрещенную валютным законодательством. Да и сам Центральный банк говорит, что выдача наличной валюты сотрудникам в качестве аванса в связи со служебными командировками за пределы России не противоречит закону (Письмо ЦБ РФ от 30 июля 2007 г. N 36-3/1381).

Точки над "i" в этом вопросе расставили высшие арбитры. В Постановлении президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. N 10840/07 (с полной версией этого документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс) сказано, что выдача наличных денежных средств в иностранной валюте на загранкомандировки разрешена законом и не ограничена требованиями об использовании специального счета.

Кстати, в силу нового Положения оплата и возмещение расходов на загранкомандировки в иностранной валюте (включая выплату и погашение неизрасходованного аванса) осуществляется в соответствии с Законом о валютном регулировании (п. 16 Положения). Правда, не очень понятно, что дает нам это нововведение. В общем-то, и ранее никто не отрицал, что следует применять вышеназванный Закон. Вопрос состоял в его трактовке по отношению к командировочным расходам.

Пересчет в рубли

В бухгалтерском учете все записи по счетам учета активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, производятся в рублях (п. 20 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте", утвержденного Приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. N 154н; далее - ПБУ 3/2006). При этом суммы, переданные под отчет, пересчитывают в рубли по курсу Центрального банка, действовавшему на дату выдачи валюты командированному сотруднику (п. 9 ПБУ 3/2006). В свою очередь, при возврате неизрасходованных подотчетных средств используют курс, установленный на дату поступления валюты в кассу предприятия (п. 7 и Приложение к ПБУ 3/2006). В этом случае возникают курсовые разницы, которые подлежат зачислению на финансовые результаты в составе прочих доходов или прочих расходов организации (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).

В налоговом учете затраты, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли по официальному курсу, установленному Центральным банком на дату признания соответствующего расхода (п. 10 ст. 272 НК). Для командировок - это день утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Возникающие курсовые разницы относят к внереализационным доходам или расходам (п. 11 ст. 250 и пп. 5 п. 1 ст. 265 НК).

Отметки в загранпаспорте

Как правило, при зарубежных командировках к авансовому отчету прикладывают ксерокопию страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (Письма Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47, УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. N 28-11/121388 и от 18 января 2007 г. N 21-11/003922@.а).

В соответствии с п. 15 нового Положения при направлении работника за пределы России командировочное удостоверение не оформляется. Исключением являются служебные командировки в страны СНГ. Речь идет о тех государствах, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Ранее по этому вопросу точка зрения была неоднозначной. Часть чиновников считала, что оформление командировочного удостоверения обязательно (Письма Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47, УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. N 28-11/121388, от 19 мая 2006 г. N 20-12/43886@). В более ранних письмах специалистов Минфина говорится, что для определения времени фактического нахождения сотрудников в командировке за рубежом достаточно соответствующих отметок в загранпаспорте (Письма Минфина России от 17 мая 2006 г. N 03-03-04/1/469 и от 8 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/660).

Суточные правила

Норматив суточных для исчисления налога на прибыль за каждый день пребывания в заграничной командировке можно найти в Приложении к Постановлению Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Начисление суточных выглядит следующим образом (п. п. 17, 18, 20 Положения):
- при проезде по территории России - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории России;
- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств;
- при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
- при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;
- при направлении работника в командировку на территории нескольких государств суточные за день пересечения границы выплачиваются в валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник;
- при однодневных командировках суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов для командировок на территории иностранных государств.

Следует помнить, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суточные, в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 руб. - за границей (п. 3 ст. 217 НК). Причем дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Поэтому при расчете суммы, подлежащей налогообложению, применяют курс иностранной валюты к рублю, действующий на день выплаты суточных (Письмо Минфина России от 1 февраля 2008 г. N 03-04-06-01/27). Заметим, что существует мнение, согласно которому датой получения дохода является день утверждения авансового отчета. Обосновывается это тем, что на момент выдачи подотчетных сумм у командированного сотрудника в принципе отсутствует доход.

При частых загранкомандировках для правильного исчисления НДФЛ следует вести учет времени нахождения работника в Российской Федерации. Дело в том, что налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК). При этом к доходам резидентов и нерезидентов применяют разные ставки налога - 13 процентов и 30 процентов соответственно (п. п. 1 и 3 ст. 224 НК).

Электронные билеты

Заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа - багажной квитанцией (п. 2 ст. 786 ГК). В свою очередь, маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должны быть оформлены на утвержденных бланках строгой отчетности. В противном случае такие документы должны сопровождаться подтверждающими оплату перевозки бумагами - контрольно-кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (п. 2 Приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. N 134).

При этом расходы по приобретению электронного билета могут быть приняты в уменьшение налога на прибыль, если есть хотя бы какое-то косвенное подтверждение этому факту. В качестве такового могут выступить распечатки электронного билета или посадочного талона. Причем на указанных документах должны присутствовать реквизиты, позволяющие идентифицировать поездку работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета). Данное мнение поддерживают и чиновники (Письма Минфина России от 21 августа 2008 г. N 03-03-06/1/476, от 7 сентября 2007 г. N 03-03-06/1/649, УФНС по г. Москве от 27 декабря 2007 г. N 20-12/124839@).

Медицинская страховка

Согласно п. 23 Положения при направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства работодатель должен возместить ему расходы на оформление обязательной медицинской страховки.
Отметим, что как в действующей, так и в новой редакции Налогового кодекса медицинское страхование лиц, выезжающих за границу, в перечне затрат, включаемых в состав командировочных расходов, не значится. Кстати, ранее московские налоговики уже высказывались о недопустимости включения в состав расходов иностранной медицинской страховки (Письмо УФНС по г. Москве от 19 мая 2006 г. N 20-12/43886@).

Гостиничный НДС

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК и п. 21 Положения о служебных командировках).

Сразу скажем, что сумму налога на добавленную стоимость, уплаченную за границей при приобретении услуг гостиниц, организация не сможет принять к вычету (Письмо ФНС России от 18 октября 2005 г. N 03-4-03/1800/31). Дело в том, что указанная услуга была предоставлена не на территории Российской Федерации (п. 2 ст. 171 и ст. 148 НК).

Тем не менее НДС, выделенный в первичных документах, принимается к учету в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (Письмо Минфина России от 9 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/74). Отметим, что в более ранних разъяснениях чиновников говорится, что суммы налога следует учитывать в составе расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (Письма Минфина России от 12 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/250 и от 4 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/148). И лишь в одном Письме Минфин сказал, что НДС, предъявляемый российской организации, в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, не включается (Письмо Минфина России от 9 августа 2005 г. N 03-04-08/218).

Между тем сумму налога, возвращаемую иностранными налоговыми органами по командировочным расходам организаций в соответствии с законодательством ЕС, следует учитывать в составе внереализационных доходов в периоде ее фактического получения (Письмо Минфина России от 14 февраля 2008 г. N 03-03-06/4/8 - с полной версией этого документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс). При этом способ возврата НДС, уплаченного в странах - участницах Европейского союза, регулируется Тринадцатой Директивой ЕС 86/560/ЕЕС от 17 ноября 1986 г.

К сведению. Учтите, что с 2009 г. из Налогового кодекса исключено требование о нормировании суточных выплат в целях исчисления налога на прибыль (пп. "а" п. 13 ст. 1 Закона от 22 июля 2008 г. N 158-ФЗ "О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах").

Правила перевода

И напоследок напомним, что документирование фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Поэтому все первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод (ст. 68 Конституции России и п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).

Чиновники уточняют, что речь идет о построчном переводе, выполненном на отдельном листе (Письма Минфина России от 12 мая 2008 г. N 03-03-06/2/47 и УФНС по г. Москве от 19 декабря 2007 г. N 28-11/121388, от 28 июня 2007 г. N 20-12/060968). Причем законодательством порядок такого перевода не регламентирован. Поэтому перевод с иностранного на русский язык может быть выполнен как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации (Письма Минфина России от 20 марта 2006 г. N 03-02-07/1-66, УФНС по г. Москве от 9 октября 2006 N 20-12/89132.1).

При этом в зависимости от того, кто осуществлял перевод, данные расходы относят к затратам на информационные услуги, в соответствии с пп. 14 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, либо к иным расходам (Письмо УФНС по г. Москве от 26 мая 2008 г. N 20-12/050126).

М.Косульникова

"Московский бухгалтер",
2008, N 21

 

2010 © Lowcosts.ru - копирование статьи целиком или по частям запрещено правообладателем